Tugas dan Fungsi Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) Institut Agama Islam Pemalang (INSIP)

A. Ketua LPM

Ketua LPM memiliki tanggung jawab utama dalam mengelola seluruh proses penjaminan mutu internal di lingkungan Institut Agama Islam Pemalang (INSIP). Adapun perannya meliputi:

1. Menyusun rencana, melaksanakan, mengevaluasi, mengendalikan, serta mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) secara konsisten, berkelanjutan, efisien, dan akuntabel.
2. Mengarahkan dan mengoordinasikan penerapan SPMI di seluruh unit kerja akademik maupun non-akademik.
3. Melakukan pembinaan terhadap sivitas akademika dalam rangka meningkatkan kesiapan dan keterlibatan aktif pada pelaksanaan SPMI di masing-masing unit.
4. Menyiapkan serta mengembangkan struktur organisasi, unit pelaksana, dan sumber daya manusia yang berkompeten untuk mendukung implementasi sistem penjaminan mutu.
5. Melaksanakan sosialisasi dan internalisasi kebijakan, manual, prosedur, dan standar mutu Institut Agama Islam Pemalang (INSIP) kepada seluruh sivitas akademika secara berkala dan berkesinambungan.
6. Melakukan sosialisasi sistem penjaminan mutu kepada para pemangku kepentingan (stakeholders) eksternal.
7. Menyusun dan menyampaikan laporan hasil penerapan SPMI kepada Rektor secara periodik.
8. Menjadi pelaksana utama dalam kegiatan akreditasi serta penjaminan mutu internal institusi.
9. Bertindak sebagai pengarah dan pengatur dalam pelaksanaan SPMI di seluruh unit kerja.
10. Menjadi penampung aspirasi dan pemberi solusi atas kendala yang muncul selama proses penerapan SPMI maupun akreditasi di lingkungan institusi.

B. Sekretaris LPM

Sekretaris LPM berperan dalam mendukung kelancaran operasional lembaga melalui pengelolaan administrasi, dokumentasi, serta komunikasi internal dan eksternal. Tugasnya meliputi:

1. Mengelola arsip surat masuk dan keluar, serta menyiapkan surat keluar dan tanggapan atas surat masuk.
2. Mengatur dan memfasilitasi rapat-rapat yang diselenggarakan oleh LPM.
3. Membantu pelaksanaan seluruh kegiatan administratif dan operasional LPM.
4. Menyusun rencana kebutuhan peralatan dan bahan untuk mendukung kegiatan penjaminan mutu.
5. Merancang, mengagendakan, serta mengadministrasikan kegiatan proses penjaminan mutu.
6. Menggandakan dokumen, bahan, dan instrumen penjaminan mutu sesuai kebutuhan.
7. Mendokumentasikan seluruh dokumen mutu, baik akademik maupun non-akademik.
8. Menyusun rancangan rencana operasional lembaga penjaminan mutu, termasuk Rencana Anggaran Biaya (RAB) dan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT).
9. Menyusun kalender mutu dan laporan kinerja lembaga.
10. Mengelola sistem informasi mutu yang mencakup publikasi data dan berita, pengelolaan website serta media sosial (Instagram), pengumpulan data untuk bank data, SIAKAD, PD-Dikti, serta monitoring publikasi kegiatan program studi dan institusi.

C. Pusat Penjaminan Mutu Internal

Unit ini bertanggung jawab dalam perumusan, implementasi, dan pengembangan dokumen mutu akademik di lingkungan Institut Agama Islam Pemalang (INSIP). Ruang lingkup tugasnya antara lain:

1. Menyusun rancangan kebijakan mutu akademik, manual mutu, standar mutu, prosedur mutu, dan SOP penjaminan mutu akademik.
2. Melaksanakan bimbingan teknis terkait standarisasi dan pengembangan mutu akademik.
3. Melakukan diskusi dan koordinasi dengan pihak-pihak terkait (jurusan, program studi, serta unit lain) dalam penyusunan dan pengembangan dokumen mutu akademik.
4. Menyusun laporan dan rekomendasi hasil kegiatan kepada pimpinan melalui Ketua LPM.
5. Melaksanakan Audit Mutu Internal (AMI) yang mencakup:
   • Tahap Persiapan: penyusunan panduan, instrumen, pelatihan auditor, penerbitan SK auditor, dan jadwal pelaksanaan.
   • Tahap Pelaksanaan: pembekalan auditor, fasilitasi pelaksanaan kegiatan AMI, serta penyusunan laporan hasil AMI.
   • Tahap Evaluasi: ekspose hasil AMI, pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM), penyusunan Rencana Tindak Lanjut (RTL), pemantauan capaian RTL, dan pemberian penghargaan AMI Award.

D. Pusat Penjaminan Mutu Eksternal

Unit ini berperan dalam pengelolaan kegiatan penjaminan mutu eksternal dan akreditasi, meliputi:

1. Menyusun timeline kegiatan akreditasi program studi dan institusi.
2. Melakukan pemetaan data kuantitatif akreditasi dan mengoordinasikan pengumpulan data pendukung.
3. Melaksanakan pendampingan terhadap proses akreditasi program studi dan institusi.
4. Menjadi fasilitator dalam pelaksanaan survei layanan akademik, tracer study, dan survei pengguna lulusan.
5. Menyusun dan memfasilitasi laporan kinerja dosen serta laporan kinerja tahunan satuan kerja.
6. Melaksanakan monitoring dan evaluasi ketercapaian perjanjian kinerja serta pelaksanaan standar mutu (pembelajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat).

E. Staff Adminstrasi, Bidang Data dan Dokumentasi Mutu

1. Mengelola dan memperbarui database mutu akademik dan non-akademik.
2. Menjamin ketersediaan eviden (bukti fisik) kegiatan mutu.
3. Melakukan input dan sinkronisasi data dengan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDDikti).
4. Menyusun laporan statistik mutu dan mendukung penyusunan laporan evaluasi diri (LED).
5. Mengelola anggaran kegiatan LPM.
6. Menyiapkan dokumen keuangan dan pertanggungjawaban kegiatan.
7. Mengatur kebutuhan logistik kegiatan audit dan pelatihan mutu.
8. Membantu kelancaran pelaksanaan rapat, workshop, dan pendampingan mutu.